CASE STUDY

pro multis gGmbH
MÖNCHENGLADBACH

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Mitarbeiter- und Elternbefragung auf kitamonitor plus Niveau und Individualberatung

pro multis ist die erste katholische gemeinnützige GmbH in NRW. Mit 44 Kitas ist pro multis der zweitgrößte Träger innerhalb der Kommune Mönchengladbach.

Der Auftraggeber

In der pro multis gGmbH fusionierten im Jahre 2008 katholische Kindertageseinrichtungen aus dem Stadtgebiet Mönchengladbach und dem Kreis Heinsberg. Die Einrichtungen zeichneten sich durch unterschiedliche Größe und pädagogische Ansätze aus.

Die Herausforderung

Bedingt durch die Fusion stehen die einzelnen Einrichtungen an unterschiedlichen Entwicklungspunkten. Um zukünftig das Profil der pro mulits zu schärfen, ist eine klare Sicht auf die fachlichen Kompetenzen, die gesundheitliche Belastung und die Mitarbeiterzufriedenheit notwendig.

Mittelfristig möchte sich pro multis als Anbieter für Randzeitenbetreuung positionieren. Hierzu müssen jedoch die Bedarfe und die Haltung der Mitarbeitenden transparent sein, um entsprechende Veränderungsprozesse zu initiieren.

Das Ziel

Gewünscht wurde von der Geschäftsführung Veränderungseffekte im Zeitverlauf durch Zahlen, Daten und Fakten einrichtungsbezogen nachzeichnen zu können. Durch das regelmäßige Monitoring sollen gezielte Veränderungsprozesse in der Personal- und Organisationsentwicklung initiiert werden, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung auf einem hohen Niveau zu halten. Zugleich sollen die Wünsche und Bedarfe der Eltern ebenfalls kontinuierlich erhoben werden, um so passgenaue Angebote zu installieren

Ausgangsbasis

Die Fusion und das kontinuierliche hinzustoßen neuer Kindertageseinrichtungen, die sich durch sehr unterschiedliche Größe und pädagogische Ansätze auszeichnen, macht die Schaffung eines „gemeinsamen Nenners“ notwendig, um die Entwicklungs- und Steuerungsprozesse effizienter zu gestalten und eine gemeinsame Trägerkultur in allen Einrichtungen zu etablieren. Zugleich zeichnet sich der Träger durch eine innovative Leitungsstruktur (Verbund- bzw. Gebietsleitungen) aus, für die angemessene Lösungen der Personal- und Organisationsentwicklung erforderlich sind.

Step 1

Auswahl der geeigneten Methode

Nach der Intitialberatung wurde die geeignete kitamonitor-Methode ausgewählt. Für die Mitarbeiterbefragung kam die kitamonitor plus Lösung mit den Modulen Gesundheit und Prävention sowie Teamentwicklung und Fachkompetenz zum Einsatz, die Elternbefragung ebenfalls auf plus-Niveau mit dem Modul Bedarfsorientierung und Betreuungsangebote.

Diese Fragebögen wurden so konfiguriert, dass Wiederholungsmessungen einfach möglich sind. So wurde ein entsprechender Monitoringstandard geschaffen.

Step 2

Durchführung der Befragungen

Zeitversetzt wurde die Mitarbeiter- und Elternbefragung durchgeführt. Beide Befragungen wurden als Paper & Pencil-Lösung (Papierfragebogen) umgesetzt. In einer Mitarbeitervollversammlung wurde das Instrument der Mitarbeitendenschaft vorgestellt, für die Leitungsebene fanden intensive Workshops zu beiden Befragungen statt. Durch Informationsveranstaltungen in den Einrichtungen und ein Infoschreiben wurden die Eltern umfassend über die Befragung informiert. Die Verteilung der von kitamonitor bereitgestellten Papierfragebögen erfolgte seitens der pro multis. Die ausgefüllten Fragebögen wurden in den Einrichtungen zusammengetragen und als Sammelversand an das kitamonitor-Team geschickt.

Step 3

Auswertung und Analyse

Mittels wissenschaftlich fundierter statistischer Verfahren wurden in den beiden Befragungen insgesamt 1.123 Fragebögen ausgewertet. Neben einem Trägerprofil, also der Gesamtauswertung auf der Trägerebene, erfolgte eine differenzierte Auswertung für jede Einrichtung (Kita-Profile). Die Monitoringvoraussetzung, also die Möglichkeit bei der geplanten Wiederholungsbefragung direkte Vergleiche zu ziehen und Veränderungen zu messen, wurden bei der Datenerfassung und statistischen Analyse systematisch berücksichtigt.

Step 4

Ergebnispräsentation und -aufbereitung

Die Befragungsergebnisse wurden grafisch aufbereitet und in ein Präsentationsformat gebracht. Sowohl für den Träger als auch für jede Einrichtung wurden insgesamt 90 Ergebnismappen erstellt. Es liegt somit für jeder Kita ein Befragungsprofil (Ergebnismappe) der Elternschaft sowie der Kita-Mitarbeitenden vor.              Dieses 360 Grad-Feedback stellt als Standortbestimmung die Basis für die strategische Entwicklungsarbeit im Bereich Personal und Organisation.

Step 5

Individualberatung

Im Rahmen der Individualberatung fanden Ergebnispräsentationen und strategische Entwicklungsworkshops sowohl auf Ebene der Geschäftsführung als auch auf Ebene der Gebietsleitungen (Verbundleitungen) statt. Neben der Ergebnisinterpretation und Ableitung von Handlungsempfehlungen sowie Maßnahmenplanung standen auch der Ergebnistransfer in die Einrichtungen bzw, Mitarbeitenden- sowie Elternschaft im Vordergrund. Zu diesem Zweck wurden Ergebnistransferkonzepte entwickelt, Leitungskräfte im Rahmen von Workshops geschult sowie praxistaugliche und verständliche Ergebnisaufbereitungen in Form von Projekt- bzw. Trägerzeitschriften erstellt.

Step 6

Nachhaltigkeit und Transfer

Zwischenzeitlich hat pro multis bereits die Wiederholungsbefragung durchgeführt. Neben der Messung von Veränderungen zwischen dem ersten und zweiten Befragungszeitraum wurden die Effekte der umgesetzten Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen betrachtet. Zugleich lag die Entwicklung in den einzelnen Einrichtungen bzw, im trägerinternen Vergleich im Fokus der Befragungen. Auf Basis dieser Monitoringergebnisse kam es zu weiteren passgenauen Entwicklungssschritten für den Träger insgesamt und die einzelnen Kitas. pro multis plant die langfristige Verstetigung der Mitarbeiter- und Elternbefragungen.

End-Benefit

Die Geschäftsführung und Leitungsebene hat durch die kitamonitor-Produkte verlässliche Steuerungsinstrumente zur Personal- und Organisationsentwicklung erhalten. Dabei werden MitarbeiterInnen- und Elternperspektive gleichermaßen und kontinuierlich berücksichtigt. Das 360Grad-Feedback hat sich als zuverlässige Standortbestimmung und zukunftsorientierte Potentialanalyse bewährt.

„Wir haben nun bereits mehrere Befragungen mit kitamonitor durchgeführt. Durch den Vergleich über einen längeren Zeitraum werden Veränderungen sichtbar und auswertbar. Verbesserungen werden deutlich und negative Entwicklungen erkennen wir frühzeitig. Die Ergebnisse aus kitamonitor nutzen wir, um unsere Steuerungsprozesse effektiv zu gestalten.“
Willi Steffens
Kaufmännischer Geschäftsführer der pro multis gGmbH

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kitamonitor - Mehr als eine Befragung

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